Trên Mac, bạn gộp, tách, xoay và xoá trang PDF bằng Preview có sẵn: mở tệp, bật xem hình thu nhỏ, kéo tệp PDF khác thả vào cột bên trái là gộp, chọn trang và bấm Delete là xoá. Trên Windows, chưa có công cụ gộp có sẵn; tách và bỏ trang làm được bằng lệnh in ra Microsoft Print to PDF, còn gộp thì dùng một phần mềm miễn phí chạy trên máy.
Việc này gặp hằng tuần ở văn phòng: ghép đơn, bằng cấp, căn cước thành một bộ hồ sơ xin việc; tách lấy hai trang trong hợp đồng dài để gửi đối tác; xoay trang scan bị ngược; bỏ trang trắng thừa. Bài hướng dẫn cách làm trên máy để tài liệu không phải đi qua máy chủ của bên nào, và cách kiểm số trang sau khi làm để không gửi thiếu.
Vì sao nên làm trên máy thay vì trang web gộp PDF
Gõ "gộp PDF" lên mạng sẽ ra hàng chục trang làm miễn phí trong vài giây. Chúng tiện và nhiều trang làm tốt, nhưng mỗi lần dùng là bạn tải tệp lên máy chủ của một bên mà bạn không biết. Với tờ rơi hay bài giảng công khai, chuyện đó không đáng lo. Với bộ hồ sơ có căn cước, bằng cấp, sao kê ngân hàng, hợp đồng lao động hay hồ sơ bệnh án, đó là đưa dữ liệu cá nhân cho người lạ giữ hộ, theo điều khoản mà bạn chưa đọc.
Thêm một lý do thực tế: nhiều công ty cấm tải tài liệu nội bộ lên dịch vụ trực tuyến không được duyệt. Gộp trên máy vừa đúng quy định vừa không phụ thuộc mạng.
Nguyên tắc chọn: tài liệu công khai, không có tên người hay số liệu riêng thì dùng gì cũng được. Tài liệu có thông tin cá nhân hoặc bí mật kinh doanh thì làm trên máy bằng các cách dưới đây. Nếu bắt buộc dùng dịch vụ trực tuyến, chọn dịch vụ công ty đã có tài khoản và đọc mục xoá tệp sau xử lý.
Trên Mac: gộp, sắp lại, xoá và xoay trang bằng Preview
Preview (tên tiếng Việt là Xem trước) làm được gần hết các việc với PDF mà người văn phòng cần:
- Mở tệp PDF đầu tiên bằng Preview. Vào trình đơn Hiển thị, chọn Hình thu nhỏ để hiện cột trang bên trái.
- Muốn gộp: mở Finder, kéo tệp PDF thứ hai thả vào cột hình thu nhỏ, đúng vị trí muốn chèn (giữa hai trang, hoặc dưới trang cuối). Các trang của tệp mới được chèn vào.
- Muốn sắp lại thứ tự: kéo từng hình thu nhỏ lên xuống trong cột.
- Muốn xoá trang: bấm chọn trang trong cột, giữ Cmd để chọn nhiều trang, rồi bấm phím Delete.
- Muốn xoay trang: chọn trang, bấm Cmd+R để xoay phải hoặc Cmd+L để xoay trái.
- Muốn tách lấy vài trang thành tệp riêng: chọn các trang đó trong cột rồi kéo thả ra màn hình nền, Preview tạo ngay một tệp PDF mới chỉ gồm các trang đã chọn.
- Lưu: Preview tự lưu đè lên tệp đang mở. Để giữ tệp gốc, trước khi sửa vào Tệp, chọn Nhân bản; hoặc khi xong dùng Tệp, Xuất dưới dạng PDF để lưu thành tệp mới.
Nếu kéo tệp vào mà Preview mở thành cửa sổ riêng thay vì chèn, có thể bạn đã thả ra ngoài cột hình thu nhỏ. Thả chậm hơn, chờ thấy vạch chèn rồi mới buông chuột.
Trên Windows: tách trang và bỏ trang bằng lệnh in ra PDF
Windows có sẵn một "máy in ảo" tên Microsoft Print to PDF. In một phần của tệp ra máy in này là cách tách trang không cần cài gì:
- Mở tệp PDF bằng Edge (bấm chuột phải vào tệp, chọn Mở bằng, chọn Microsoft Edge).
- Bấm Ctrl+P để mở hộp in.
- Ở mục máy in, chọn Microsoft Print to PDF hoặc Lưu dưới dạng PDF.
- Ở mục Trang, chọn tuỳ chỉnh và gõ các trang cần giữ, ví dụ "1-3" để lấy ba trang đầu, hoặc "1-4, 6-10" để bỏ trang 5.
- Bấm In, chọn chỗ lưu và đặt tên tệp mới.
- Mở tệp mới, nhìn số trang ở thanh trên cùng để chắc đã đủ.
Cách này có giới hạn: ô nhập biểu mẫu, liên kết bấm được và chữ chọn được có thể bị mất vì tệp mới là bản "in" lại. Với hồ sơ chỉ để đọc thì không sao; với biểu mẫu còn phải điền thì không nên. Edge có nút xoay trang trong trình xem PDF, nhưng tuỳ phiên bản, xoay có thể chỉ để xem chứ không lưu vào tệp; kiểm bằng cách đóng và mở lại.
Trên Windows: gộp PDF bằng phần mềm miễn phí chạy trên máy
Để gộp nhiều tệp trên Windows mà không tải lên mạng, bạn cần một phần mềm chạy trên máy. Có những phần mềm miễn phí hợp pháp làm tốt việc này, ví dụ PDFsam Basic là phần mềm mã nguồn mở chuyên gộp, tách, xoay; PDF24 Creator là bộ công cụ miễn phí có cả gộp, tách, nén. Adobe Acrobat Reader bản miễn phí chủ yếu để đọc, điền và ký, các chức năng sắp xếp trang thường nằm ở bản trả phí. Kiểm lại điều khoản và tính năng của phiên bản hiện hành trước khi cài.
Cài phần mềm từ trang chính thức hoặc kho ứng dụng, đọc kỹ từng màn hình cài đặt để bỏ chọn phần mềm đi kèm nếu có. Bài về nhận ra nút tải giả trong cùng chuyên mục hướng dẫn cách tải đúng nguồn. Trên máy công ty, hỏi bộ phận IT trước; nhiều nơi đã có sẵn một công cụ PDF được duyệt.
Cách dùng chung của các phần mềm gộp: chọn chức năng Gộp (Merge), kéo các tệp vào danh sách, kéo lên xuống để sắp thứ tự, chọn nơi lưu và bấm chạy. Một số phần mềm cho chọn chỉ lấy một vài trang của từng tệp, rất tiện khi mỗi tệp chỉ cần trang đầu.
Còn một đường nữa nếu bạn đã có bộ văn phòng: LibreOffice Draw mở được tệp PDF và chèn trang từ tệp khác, nhưng nó chuyển PDF thành các khối chữ có thể sửa, dễ lệch bố cục với tệp phức tạp. Dùng cho tệp đơn giản thì được, với hồ sơ quan trọng thì ưu tiên phần mềm gộp chuyên dụng.
Sắp bộ hồ sơ trước khi gộp: thứ tự hay dùng
Gộp đúng kỹ thuật mà sai thứ tự thì người nhận vẫn phải lật tìm. Trước khi gộp, đặt tên tệp có số thứ tự đầu tên (01, 02, 03) để danh sách tự xếp đúng. Bảng dưới là ví dụ giả định cho một bộ hồ sơ xin việc nộp trực tuyến; luôn ưu tiên thứ tự mà nơi nhận yêu cầu.
| Thứ tự | Tài liệu | Lưu ý khi chuẩn bị |
|---|---|---|
| 01 | Đơn hoặc thư ứng tuyển | Xuất từ Word ra PDF, kiểm phông tiếng Việt |
| 02 | Sơ yếu lý lịch hoặc CV | Một đến hai trang, không để trang trắng cuối |
| 03 | Bằng cấp, chứng chỉ | Scan thẳng, xoay đúng chiều, mỗi bằng một trang |
| 04 | Giấy tờ tuỳ thân theo yêu cầu | Chỉ nộp khi nơi nhận yêu cầu; cân nhắc ghi chú mục đích sử dụng trên bản sao |
| 05 | Giấy tờ khác (xác nhận kinh nghiệm, giấy khám sức khoẻ) | Đúng loại, đúng thời hạn mà nơi nhận nêu |
Gộp xong, cộng số trang của các tệp lẻ và so với số trang tệp gộp. Lệch một trang là dấu hiệu có trang bị bỏ sót hoặc có trang trắng thừa. Lật nhanh từ đầu đến cuối một lượt, xem từng trang đúng chiều, rõ chữ.
Lỗi hay gặp khi sắp trang và cách sửa
Trang scan bị ngược hoặc nằm ngang. Xoay ngay trong công cụ gộp trước khi lưu, đừng gửi đi rồi dặn người nhận tự xoay. Trên Preview, chọn trang và bấm Cmd+R; trong phần mềm gộp trên Windows thường có nút xoay từng trang hoặc cả tệp. Kiểm lại sau khi lưu bằng cách đóng và mở tệp.
Có trang trắng xen giữa. Bản scan hai mặt hay sinh trang trắng ở mặt sau. Lật cột hình thu nhỏ một lượt, trang nào trắng hoặc chỉ có vệt mờ thì xoá. Nhớ đếm lại trang sau khi xoá.
Trang to nhỏ không đều. Ghép trang A4 với ảnh chụp điện thoại thì có trang khổ khác hẳn. Người nhận đọc trên màn hình thường không sao, nhưng khi in sẽ có trang bị thu nhỏ. Nếu nơi nhận sẽ in, chuyển ảnh chụp thành PDF khổ A4 trước rồi mới gộp.
Tệp gộp mất chữ chọn được. Nếu bạn dùng cách in ra PDF hoặc tệp gốc là ảnh scan, chữ trong tệp chỉ là hình, không tìm kiếm hay sao chép được. Với hồ sơ chỉ để nộp thì chấp nhận được; cần tìm kiếm thì phải qua bước nhận dạng chữ, việc đó thuộc phần số hoá tài liệu.
Thứ tự bị đảo sau khi gộp. Phần mềm gộp xếp theo thứ tự bạn thả tệp vào hoặc theo tên. Đặt số thứ tự đầu tên tệp ngay từ đầu, và nhìn lại danh sách trước khi bấm chạy.
Nhờ AI ở đâu trong việc gộp và tách PDF
Chatbot không thay được công cụ gộp trên máy, nhưng giúp được ở hai chỗ. Thứ nhất, chỉ thao tác khi giao diện trên máy bạn khác bài hướng dẫn: "Mình dùng Preview trên macOS bản mới, muốn chèn tệp PDF thứ hai vào giữa trang 3 và 4 của tệp đang mở nhưng kéo vào thì nó mở cửa sổ riêng. Mình làm sai ở đâu?" Thứ hai, gợi ý thứ tự và cách đặt tên tệp cho một bộ hồ sơ khi bạn liệt kê loại giấy tờ bằng lời, không đính kèm tệp thật.
Một số chatbot cho tải tệp lên và tự chạy mã để gộp hay tách. Chỉ dùng cách đó với tài liệu không có thông tin cá nhân hay bí mật kinh doanh, vì tệp đi lên máy chủ của dịch vụ. Với tài liệu nhạy cảm, quay lại các cách làm trên máy.
Dù làm bằng cách nào, bước cuối luôn là kiểm trên chính tệp kết quả trong máy mình: đếm trang, lật từng trang, mở bằng một trình xem khác. AI có thể khẳng định đã gộp đủ trong khi một tệp bị bỏ qua vì sai định dạng; chỉ có mắt bạn nhìn thấy điều đó.
Câu hỏi thường gặp
Gộp PDF có làm giảm chất lượng ảnh scan không?
Gộp bằng Preview hay phần mềm gộp chuyên dụng thường giữ nguyên trang, không làm mờ. Cách in ra Microsoft Print to PDF có thể làm thay đổi chất lượng tuỳ thiết lập. Nếu tệp sau gộp quá nặng, nén là một bước riêng và nên kiểm độ rõ sau khi nén.
Tệp PDF có mật khẩu thì gộp được không?
Tệp có mật khẩu mở phải được mở bằng mật khẩu trước, một số công cụ mới cho gộp. Tệp được đặt quyền cấm chỉnh sửa có thể không gộp được; khi đó xin người gửi bản không giới hạn. Không dùng công cụ phá mật khẩu tệp của người khác.
Gộp xong tệp quá nặng, nơi nhận giới hạn dung lượng thì làm sao?
Kiểm xem trang nào nặng, thường là trang scan màu độ phân giải cao. Scan lại ở chế độ đen trắng hoặc độ phân giải vừa phải cho giấy tờ chữ, hoặc dùng chức năng nén của phần mềm PDF, rồi mở lại kiểm chữ còn đọc rõ.
Có gộp được PDF với ảnh JPG không?
Được. Trên Mac, kéo ảnh vào cột hình thu nhỏ của Preview như với PDF. Trên Windows, mở ảnh và in ra Microsoft Print to PDF để biến ảnh thành PDF trước, rồi gộp bằng phần mềm gộp. Nhiều phần mềm gộp nhận thẳng ảnh.
Tách một trang trong PDF để gửi có lộ các trang còn lại không?
Không, nếu bạn tạo tệp mới chỉ gồm trang đó bằng cách kéo ra màn hình nền trong Preview hoặc in một phần ra PDF. Kiểm số trang của tệp mới trước khi gửi để chắc nó không mang theo trang khác.
Word có gộp được PDF không?
Word mở được PDF nhưng chuyển nó thành văn bản có thể sửa, bố cục dễ bị xô lệch, nhất là bản scan. Word hợp để sửa nội dung một PDF đơn giản, không hợp để ghép bộ hồ sơ. Dùng công cụ PDF chuyên cho việc gộp.