Copilot trong Word là trợ lý AI gắn sẵn vào trình soạn thảo của Microsoft 365: nó soạn bản nháp, viết lại một đoạn theo giọng khác, tóm tắt tài liệu dài và trả lời câu hỏi về chính tệp bạn đang mở. Khác với việc mở một chatbot ở thẻ trình duyệt khác rồi chép qua chép lại, Copilot đọc được nội dung tệp và chèn kết quả thẳng vào trang, giữ được kiểu chữ của tài liệu.
Nhưng nó không phải phép màu. Nút Copilot chỉ hiện khi tài khoản và phiên bản Word đáp ứng điều kiện, nó vẫn có thể bịa chi tiết, và văn bản nó viết ra thường dài hơn mức cần. Bài này đi qua từng việc Copilot làm được trong Word, các bước làm trên máy Windows và Mac, rồi dành hẳn một phần cho việc kiểm lại kết quả trên chính tệp của bạn. Giao diện Microsoft 365 đổi khá thường xuyên, nên tên nút trong bài là tên tại thời điểm viết; nếu máy bạn khác đi một chút, hãy tìm biểu tượng Copilot thay vì đúng câu chữ.
Copilot trong Word làm được những việc gì
Soạn bản nháp từ một câu mô tả. Ở trang trống, bạn gõ yêu cầu như "Soạn thông báo nội bộ về lịch nghỉ lễ, giọng trang trọng, dưới 200 chữ", Copilot viết ra một bản để bạn giữ, viết lại hoặc bỏ. Bản nháp này là điểm xuất phát, chưa phải văn bản để gửi.
Soạn nháp dựa trên tệp có sẵn. Bạn có thể chỉ cho Copilot một vài tệp Word, PowerPoint hoặc PDF mà tài khoản được quyền mở (thường là tệp trên OneDrive hoặc SharePoint), rồi bảo nó dựa vào đó để viết. Đây là việc tiết kiệm thời gian nhất nếu bạn hay làm báo cáo theo mẫu cũ.
Viết lại một đoạn. Bôi đen đoạn văn, chọn viết lại, Copilot đưa ra vài phương án với giọng khác nhau. Bạn xem từng phương án rồi chọn thay thế, chèn bên dưới hoặc bỏ đi.
Chuyển đoạn văn thành bảng. Một đoạn liệt kê dài có thể được Copilot dựng thành bảng có cột, tiện cho người đọc. Bạn vẫn phải soát xem nó có xếp nhầm dữ liệu sang cột khác không.
Tóm tắt và hỏi đáp trên tài liệu. Với tệp dài, Copilot đưa ra các ý chính kèm dấu tham chiếu tới đoạn gốc; bạn cũng có thể hỏi những câu như "Hợp đồng này quy định thời hạn bàn giao ở đâu?" trong khung trò chuyện bên phải.
Những việc nó không làm thay bạn. Copilot không biết thông tin ngoài những gì bạn đưa vào và những gì nó được phép đọc, không chịu trách nhiệm pháp lý về câu chữ, và không tự định dạng đúng thể thức văn bản hành chính. Thể thức văn bản nhà nước là chuyện riêng mà trang AI Công Sở bàn kỹ.
Tìm nút Copilot ở đâu và cần điều kiện gì
Trên Word cho Windows và Mac bản Microsoft 365, biểu tượng Copilot thường nằm ở bên phải thẻ Trang đầu (Home) trên thanh ribbon. Bấm vào đó sẽ mở khung trò chuyện ở cạnh phải màn hình. Ngoài ra, khi tạo trang mới, Word thường hiện một ô soạn nháp có biểu tượng Copilot ở đầu trang; khi bạn bôi đen một đoạn, một biểu tượng nhỏ xuất hiện ở lề trái để gọi các lệnh viết lại. Bản Word trên trình duyệt cũng có Copilot với cách bố trí tương tự.
Điều kiện để thấy nút gồm ba thứ. Thứ nhất là tài khoản: Copilot trong ứng dụng Office đi kèm một số gói Microsoft 365 cá nhân, gia đình hoặc doanh nghiệp, có gói kèm sẵn, có gói phải mua thêm, và có hạn mức sử dụng khác nhau. Danh sách gói thay đổi theo từng đợt nên bạn nên kiểm trang chính thức của Microsoft thay vì tin vào bài viết cũ. Thứ hai là phiên bản: Word bản mua đứt kiểu Office 2019, Office 2021 thường không có Copilot như bản Microsoft 365. Thứ ba là quản trị: ở công ty, người quản trị có thể bật hoặc tắt tính năng này cho từng nhóm người.
Một chi tiết người mới hay vướng: nhiều tính năng của Copilot hoạt động tốt nhất khi tệp được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint và bật Tự động lưu (AutoSave). Tệp nằm trong ổ C của máy mà chưa lưu lên đám mây đôi khi chỉ dùng được một phần. Nếu bạn không thấy nút dù đã có gói phù hợp, bài riêng về chuyện "không thấy nút Copilot" trong cùng danh mục này đi qua từng bước kiểm.
Soạn nháp báo cáo từ một tệp có sẵn: các bước
Ví dụ giả định: bạn là nhân viên hành chính ở một công ty nhỏ tại Đà Nẵng, cần viết báo cáo hoạt động quý này theo khung của báo cáo quý trước. Cách làm với Copilot trong Word như sau.
- Lưu báo cáo quý trước lên OneDrive hoặc thư mục SharePoint của công ty, mở một tệp Word mới cũng lưu ở đó để Tự động lưu hoạt động.
- Ở ô soạn nháp đầu trang, gõ yêu cầu ngắn và rõ: "Soạn báo cáo hoạt động quý 3 theo đúng cấu trúc các mục của tệp đính kèm. Để trống các con số, đánh dấu [cần điền] ở chỗ cần số liệu."
- Dùng nút tham chiếu tệp (thường là biểu tượng đính kèm hoặc gõ dấu gạch chéo rồi gõ tên tệp) để chọn báo cáo quý trước. Chỉ chọn tệp thật sự cần; chọn quá nhiều tệp làm bản nháp lẫn lộn.
- Bấm tạo, đọc bản nháp. Nếu bố cục chưa đúng, gõ tiếp yêu cầu bổ sung trong cùng ô, ví dụ "Gộp mục 3 và 4, thêm một mục kiến nghị ngắn".
- Bấm giữ bản nháp. Từ lúc này nó là văn bản Word thường, bạn sửa như mọi tài liệu khác.
- Điền số liệu thật từ sổ sách của bạn vào các chỗ [cần điền]; tuyệt đối không để Copilot tự nghĩ ra con số.
- Dùng Ctrl+F (trên Mac là Cmd+F) tìm chữ "cần điền" để chắc không sót chỗ nào trước khi gửi.
Mẹo nhỏ: yêu cầu để trống chỗ số liệu là bước quan trọng nhất trong cả quy trình. Nếu không dặn, Copilot có xu hướng lấp chỗ trống bằng số nghe hợp lý, và một con số sai nằm giữa văn bản trôi chảy là thứ khó phát hiện nhất.
Viết lại một đoạn: chọn kiểu, so sánh, giữ hay bỏ
Viết lại là việc nhiều người dùng Copilot nhất, vì nó đúng với nhu cầu văn phòng: đoạn văn đã đủ ý nhưng câu cú vụng, hoặc giọng quá suồng sã để gửi cấp trên. Bạn bôi đen đoạn cần sửa, bấm biểu tượng Copilot ở lề rồi chọn viết lại. Copilot thường đưa ra vài phương án; bạn bấm mũi tên để xem lần lượt, rồi chọn thay thế, chèn bên dưới để so sánh, hoặc gõ thêm một dòng điều chỉnh như "ngắn hơn một nửa" hay "giữ nguyên thuật ngữ chuyên môn".
Cách dùng hiệu quả là chọn chèn bên dưới thay vì thay thế ngay. Khi hai bản nằm cạnh nhau, bạn dễ thấy Copilot đã làm mất ý nào. Lỗi hay gặp nhất là nó làm mềm những câu cần cứng: "Hạn chót là thứ Sáu" trở thành "Mong anh chị cố gắng hoàn thành trong tuần". Câu sau lịch sự hơn nhưng mất đi mốc thời gian, mà mốc thời gian mới là thứ người nhận cần.
Lỗi thứ hai là thay từ chuyên môn bằng từ thông dụng. Trong văn bản kế toán, "chi phí trả trước" và "tiền ứng trước" không phải một; trong hợp đồng, "bên mua" không được đổi thành "khách hàng" giữa chừng. Nếu đoạn văn của bạn có thuật ngữ, ghi thẳng vào yêu cầu: "Giữ nguyên các thuật ngữ, chỉ sửa câu cho gọn".
Với văn bản tiếng Việt, đọc lại chính tả và dấu câu sau khi viết lại. Copilot đôi khi chèn dấu ngoặc kép kiểu khác, dùng dấu gạch ngang dài lạ so với phần còn lại của tài liệu, hoặc viết hoa đầu mỗi chữ trong tiêu đề theo thói quen tiếng Anh. Những lỗi nhỏ này làm văn bản lộ ra là "AI viết" và khiến người đọc mất tin tưởng hơn mức đáng có.
Tóm tắt và hỏi đáp trên tài liệu dài
Mở một tệp dài, mở khung Copilot rồi bấm gợi ý tóm tắt hoặc gõ yêu cầu của bạn. Để bản tóm tắt dùng được, nên nói rõ nó dành cho ai và cần gì. Một số câu lệnh mẫu:
- "Tóm tắt tài liệu này thành 5 ý cho người không có thời gian đọc, mỗi ý một câu, kèm số trang hoặc tên mục nơi ý đó xuất hiện."
- "Liệt kê mọi mốc thời gian và hạn chót trong tài liệu, theo thứ tự ngày."
- "Tài liệu này có quy định gì về trách nhiệm của bên B? Trích nguyên văn câu gốc."
- "Những mục nào trong tài liệu còn để trống hoặc ghi chú cần bổ sung?"
- "So với mục lục, phần nào dài bất thường và phần nào chỉ có một đoạn?"
Chú ý tới các dấu tham chiếu nhỏ mà Copilot gắn sau mỗi ý: bấm vào đó để nhảy tới đoạn gốc. Một ý không có tham chiếu, hoặc tham chiếu dẫn tới đoạn không nói điều đó, là ý cần nghi ngờ. Với tài liệu rất dài, Copilot có thể chỉ đọc được một phần; nếu bản tóm tắt bỏ qua hẳn nửa sau của tệp, hãy hỏi riêng từng chương thay vì cả tệp một lần.
Câu lệnh "trích nguyên văn" có ích hơn bạn nghĩ. Khi bắt AI đưa câu gốc, bạn so được ngay bằng Ctrl+F; khi nó chỉ diễn giải, bạn phải đọc lại cả đoạn mới biết diễn giải có đúng không.
Những chỗ Copilot hay sai trong Word và cách tự kiểm
Bảng dưới gom các lỗi thường gặp khi dùng Copilot trong Word và cách kiểm nhanh trên chính tệp của bạn. Không cần công cụ nào khác ngoài Word.
| Lỗi hay gặp | Dấu hiệu | Cách kiểm trên máy |
|---|---|---|
| Bịa số liệu, tên người, ngày tháng | Con số tròn trịa, tên nghe hợp lý nhưng bạn chưa thấy bao giờ | Đối chiếu từng số với nguồn gốc; dặn trước "để trống chỗ cần số liệu" |
| Tóm tắt sai ý | Ý tóm tắt không có dấu tham chiếu, hoặc tham chiếu sai đoạn | Bấm vào tham chiếu, đọc đoạn gốc; dùng Ctrl+F tìm từ khoá |
| Làm mềm câu mệnh lệnh | Hạn chót, mức phạt, điều kiện biến mất sau khi viết lại | Chèn bản mới bên dưới bản cũ, so từng câu trước khi xoá bản cũ |
| Lệch định dạng | Phông, cỡ chữ, khoảng cách dòng của đoạn mới khác phần còn lại | Bôi đen đoạn mới, áp lại Kiểu (Style) của tài liệu |
| Lẫn thông tin giữa các tệp tham chiếu | Bản nháp có chi tiết của dự án khác | Chỉ tham chiếu tệp cần thiết; đọc lại từng mục |
| Văn phong dịch từ tiếng Anh | Câu dài, nhiều "được" và "bởi", viết hoa kiểu tiếng Anh | Đọc to một lượt; sửa tay những câu không ai nói như vậy |
Nếu chỉ nhớ một dòng trong bảng, hãy nhớ dòng đầu. Văn bản đi ra ngoài với một con số sai là lỗi của người gửi, không phải của công cụ.
Tài liệu công ty: kiểm hai điều trước khi bấm nút
Copilot trong bản Microsoft 365 doanh nghiệp làm việc trong phạm vi tài khoản công ty, theo các điều khoản dữ liệu mà công ty đã ký với Microsoft. Điều đó khác với việc bạn dán tài liệu vào một chatbot miễn phí bằng tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, khác nhau thế nào thì phải đọc điều khoản của đúng gói đang dùng, và quyết định có cho dùng hay không là việc của công ty, không phải của từng nhân viên.
Vì vậy, trước khi dùng Copilot với hợp đồng, bảng lương hay hồ sơ khách hàng, bạn kiểm hai điều. Một là công ty có quy định nội bộ về dùng AI không, và quy định đó có cho dùng với loại tài liệu này không. Hai là bạn đang đăng nhập Word bằng tài khoản nào: nhiều người có cả tài khoản cá nhân lẫn tài khoản công ty trên cùng máy, và Copilot của tài khoản cá nhân thì không nằm trong thoả thuận của công ty. Tên tài khoản hiện ở góc trên bên phải cửa sổ Word.
Với tài liệu có thông tin cá nhân như số căn cước, số điện thoại, địa chỉ, tình trạng sức khoẻ, thói quen an toàn nhất vẫn là che hoặc thay bằng ký hiệu trước khi nhờ AI xử lý, kể cả khi công cụ được công ty cho phép. Chi tiết về việc dữ liệu đi đâu khi dùng chatbot có ở trang AI Bảo Mật; ở đây chỉ cần nhớ rằng nút Copilot nằm sẵn trong Word không có nghĩa là mọi tài liệu đều nên đưa cho nó đọc.
Câu hỏi thường gặp
Copilot trong Word có viết được tiếng Việt không?
Có. Copilot nhận yêu cầu và viết ra tiếng Việt khá trôi chảy, nhưng văn phong đôi khi mang dấu vết dịch từ tiếng Anh và có thể đặt dấu câu, viết hoa không đúng thói quen tiếng Việt. Bạn nên đọc lại toàn bộ, nhất là thuật ngữ chuyên môn và tên riêng.
Dùng Word bản 2021 mua đứt thì có Copilot không?
Thông thường là không theo cách tích hợp như Microsoft 365. Copilot trong ứng dụng gắn với các gói Microsoft 365 có hỗ trợ. Nếu bạn dùng bản mua đứt, cách gần nhất là dùng một chatbot riêng trong trình duyệt và chép qua lại, nhớ che thông tin nhạy cảm trước khi dán.
Copilot có tự lưu đè lên tài liệu đang mở không?
Copilot không tự thay nội dung khi bạn chưa bấm giữ hoặc thay thế. Tuy vậy, khi Tự động lưu đang bật, mọi thay đổi bạn chấp nhận được lưu ngay. Muốn thử thoải mái, bạn tạo bản sao tệp trước, hoặc dùng Lịch sử phiên bản trong Tệp để quay lại bản cũ khi cần.
Vì sao Copilot tóm tắt bỏ sót phần cuối tài liệu?
Với tài liệu rất dài, công cụ có giới hạn lượng chữ đọc được trong một lần hoặc ưu tiên phần đầu. Cách xử lý là hỏi theo từng chương hay từng mục, hoặc yêu cầu liệt kê ý chính của riêng phần sau, rồi tự ghép bản tóm tắt cuối cùng.
Có nên để Copilot viết toàn bộ báo cáo gửi sếp không?
Nên dùng nó để dựng khung và viết lại câu, còn số liệu, nhận định và đề xuất thì bạn tự viết. Sếp đánh giá báo cáo qua độ chính xác và chính kiến của người làm. Một báo cáo trôi chảy nhưng sai số liệu gây hại nhiều hơn một báo cáo vụng về mà đúng.
Copilot trong Word có thay được chức năng kiểm tra chính tả không?
Không hẳn. Kiểm tra chính tả có sẵn của Word vẫn chạy độc lập và gạch chân lỗi theo bộ từ điển ngôn ngữ đã cài. Copilot có thể sửa câu khi bạn yêu cầu viết lại, nhưng nó không quét toàn văn bản để báo từng lỗi như công cụ soát chính tả, nên bạn vẫn cần đọc lại.