Theo dõi Thay đổi (Track Changes) trong Word bật ở thẻ Xem lại (Review) hoặc bằng phím Ctrl+Shift+E; khi bật, mọi chữ thêm vào được tô màu, chữ xoá đi bị gạch ngang, và người nhận có thể chấp nhận hay từ chối từng chỗ thay vì phải dò hai bản bằng mắt. Đi kèm là Nhận xét (Comment) để hỏi, góp ý mà không đụng vào câu chữ.
Đây là công cụ cho mọi tình huống nhiều người cùng sửa một tệp: trưởng phòng duyệt báo cáo, giáo viên hướng dẫn sửa khoá luận, hai bên đối chiếu bản hợp đồng. Bài này hướng dẫn thao tác trên Word cho Windows, chế độ Đề xuất tương đương trên Google Docs, cách so sánh hai bản khi người kia quên bật theo dõi, và việc phải làm trước khi gửi tệp ra ngoài để không lộ dấu vết sửa nội bộ.
Bật theo dõi và sửa bài
Người sửa bài làm như sau trên Word Microsoft 365 hoặc Word 2016 trở về sau:
- Mở tệp cần sửa, lưu một bản với tên mới có ghi người sửa và ngày, ví dụ "baocao-sua-ngay-15", để còn bản gốc.
- Vào thẻ Xem lại (Review), bấm Theo dõi Thay đổi (Track Changes). Nút chuyển màu đậm là đang bật. Trong Microsoft 365, nút có mũi tên cho chọn theo dõi cho mọi người (For Everyone) hoặc chỉ thay đổi của riêng bạn (Just Mine) khi tệp đang được nhiều người cùng mở; chọn For Everyone.
- Sửa bình thường: gõ thêm, xoá, đổi định dạng. Word ghi lại từng việc kèm tên người sửa và thời điểm.
- Chỗ nào chỉ muốn hỏi hay gợi ý mà không tự sửa, bôi đen chữ liên quan rồi bấm Nhận xét Mới (New Comment), phím tắt Ctrl+Alt+M, gõ nội dung.
- Lưu tệp và gửi lại. Theo dõi thay đổi vẫn bật trong tệp, người nhận mở ra là thấy.
Tên hiện cạnh mỗi chỗ sửa lấy từ Tệp, Tuỳ chọn, Chung (General), mục Cá nhân hoá (Personalize your copy), ô Tên người dùng (User name). Máy dùng chung hay để tên "User" hoặc tên người cũ, làm người nhận không biết ai sửa. Nếu bạn đăng nhập tài khoản Microsoft, đánh dấu ô Luôn sử dụng các giá trị này bất kể đăng nhập Office thì Word mới dùng tên bạn gõ.
Muốn chắc người khác không tắt theo dõi, bấm mũi tên cạnh nút Theo dõi Thay đổi, chọn Khoá Theo dõi (Lock Tracking) và đặt mật khẩu. Đây chỉ là khoá chống quên, không phải biện pháp bảo mật.
Bốn chế độ xem: đừng tưởng người khác chưa sửa gì
Nhiều người mở tệp đã được sửa nhưng không thấy chữ màu nào, tưởng người kia chưa sửa. Thực ra Word đang ở chế độ xem rút gọn. Ô chọn chế độ xem nằm cạnh nút Theo dõi Thay đổi:
| Chế độ | Hiện gì | Dùng khi |
|---|---|---|
| Đánh dấu Đơn giản (Simple Markup) | Văn bản đã sửa sạch sẽ, chỉ có vạch đỏ ở lề trái báo dòng có thay đổi | Đọc lướt bản sau khi sửa |
| Mọi Đánh dấu (All Markup) | Chữ thêm có màu gạch chân, chữ xoá gạch ngang, nhận xét ở lề phải | Duyệt từng chỗ sửa |
| Không Đánh dấu (No Markup) | Bản như thể đã chấp nhận hết, nhưng thay đổi vẫn còn trong tệp | Xem trước bản cuối |
| Bản gốc (Original) | Bản trước khi sửa | So nhanh với bản gốc |
Chế độ Không Đánh dấu là cái bẫy lớn nhất: màn hình trông sạch, bạn in ra hay gửi đi tưởng đã xong, nhưng người nhận mở bằng chế độ khác vẫn thấy toàn bộ chỗ sửa và nhận xét nội bộ. Trước khi gửi, luôn chuyển về Mọi Đánh dấu để nhìn tình trạng thật của tệp.
Nút Hiện Đánh dấu (Show Markup) cho lọc theo loại: chỉ xem chèn và xoá, ẩn định dạng, hoặc chỉ xem của một người. Khi bản có ba bốn người cùng sửa, lọc theo từng người giúp bạn duyệt có thứ tự. Ngăn Xem lại (Reviewing Pane) liệt kê mọi thay đổi thành danh sách dọc, tiện đếm còn bao nhiêu chỗ chưa xử lý.
Duyệt bản sửa: chấp nhận, từ chối, trả lời nhận xét
Đi từng chỗ một. Đặt con trỏ ở đầu tệp, bấm Tiếp (Next) trong nhóm Thay đổi của thẻ Xem lại. Word nhảy tới chỗ sửa đầu tiên; bấm Chấp nhận (Accept) để giữ, Từ chối (Reject) để bỏ, rồi Word tự nhảy tiếp. Cách này chậm hơn nhưng không bỏ sót.
Chấp nhận hàng loạt có chọn lọc. Mũi tên dưới nút Chấp nhận có Chấp nhận Mọi Thay đổi (Accept All Changes) và Chấp nhận Mọi Thay đổi và Dừng Theo dõi. Chỉ dùng khi bạn đã đọc hết. Có thể lọc chỉ hiện thay đổi định dạng rồi chấp nhận tất cả, để còn lại những chỗ sửa chữ cần đọc kỹ.
Trả lời nhận xét thay vì xoá. Mỗi nhận xét có nút Trả lời (Reply). Viết câu trả lời ngắn như "Đã sửa theo góp ý" hoặc "Giữ nguyên vì…" giúp người góp ý biết ý họ đã được xem. Khi xong, bấm Giải quyết (Resolve) để nhận xét mờ đi nhưng vẫn còn lịch sử.
Gọi tên người cần trả lời. Trong Word Microsoft 365 và Google Docs, gõ @ rồi tên hoặc email đồng nghiệp trong nhận xét để họ nhận thông báo. Tính năng này phụ thuộc loại tài khoản và cách lưu tệp trên đám mây, máy dùng tệp lưu cục bộ thì không có.
Xoá toàn bộ nhận xét. Khi đã giải quyết xong, vào thẻ Xem lại, mũi tên dưới nút Xoá (Delete) trong nhóm Nhận xét, chọn Xoá Mọi Nhận xét trong Tài liệu.
Người kia quên bật theo dõi: dùng So sánh
Tình huống rất thường gặp: bạn gửi bản nháp, người ta sửa trực tiếp rồi gửi lại, không bật theo dõi. Bạn không cần đọc lại hai bản cạnh nhau. Vào thẻ Xem lại, bấm So sánh (Compare), chọn So sánh hai phiên bản. Ô Tài liệu gốc chọn tệp của bạn, ô Tài liệu sửa đổi chọn tệp người kia gửi, ô bên dưới ghi tên người sửa để Word gắn nhãn. Bấm OK, Word tạo một tệp thứ ba, trong đó mọi khác biệt hiện như thể người kia đã bật Theo dõi Thay đổi, và bạn duyệt chấp nhận, từ chối như bình thường.
Kỹ thuật này cũng hữu ích khi bạn nhờ chatbot chỉnh câu chữ một đoạn dài. Nếu dán đoạn chatbot viết lại đè lên đoạn cũ trong lúc đang bật theo dõi, Word chỉ ghi nhận "xoá cả đoạn, chèn cả đoạn", nhìn vào không biết đổi chữ nào. Cách gọn hơn: lưu bản gốc, tạo bản sao, dán phần AI đề xuất vào bản sao, rồi dùng So sánh. Bạn thấy rõ từng chữ AI đã đổi, và rất hay phát hiện AI tự ý đổi một con số, một tên riêng hay bỏ mất một vế điều kiện. Trước khi dán văn bản nội bộ lên chatbot, nhớ thay tên người, tên đối tác, số tiền bằng ký hiệu.
Nút So sánh còn có lựa chọn Kết hợp (Combine) để gộp bản sửa của nhiều người vào một tệp, mỗi người một màu. Cách này hợp khi bạn gửi cùng một bản cho ba người duyệt song song. Với bảng biểu và ảnh nổi phức tạp, kết quả so sánh đôi khi rối; khi đó đọc kỹ phần chữ, còn bố cục thì tự kiểm bằng mắt.
Google Docs: chế độ Đề xuất và lịch sử phiên bản
Google Docs không gọi là Theo dõi Thay đổi mà là chế độ Đề xuất (Suggesting). Ở góc trên bên phải có nút hình bút chì ghi Chỉnh sửa (Editing); bấm vào và chọn Đề xuất. Từ đó mọi chữ bạn gõ thêm có màu, chữ xoá bị gạch, và mỗi đề xuất hiện thành một thẻ ở lề phải với nút dấu tích để chấp nhận và dấu X để từ chối. Chủ tệp muốn người khác chỉ được đề xuất, không được sửa thẳng, thì khi chia sẻ chọn quyền Người nhận xét (Commenter) thay vì Người chỉnh sửa (Editor).
Nhận xét trên Google Docs thêm bằng biểu tượng hộp thoại cạnh lề hoặc Ctrl+Alt+M, giống Word. Duyệt hàng loạt đề xuất ở menu Công cụ (Tools), Xem lại các nội dung chỉnh sửa được đề xuất, có nút Chấp nhận tất cả và Từ chối tất cả.
Điểm mạnh riêng của Google Docs là Lịch sử phiên bản (Version history) ở menu Tệp: ghi lại mọi thay đổi theo thời gian và người sửa, kể cả khi không ai bật Đề xuất. Bạn đặt tên cho các phiên bản quan trọng như "Bản gửi sếp" để tìm lại dễ, và khôi phục bản cũ nếu ai đó lỡ xoá mất một mục. Word lưu trên OneDrive hay SharePoint cũng có lịch sử phiên bản tương tự ở Tệp, Thông tin; tệp lưu thẳng trên ổ đĩa máy thì không có.
Khi tải một tệp Google Docs đang có đề xuất về dạng .docx, các đề xuất thường được chuyển thành thay đổi được theo dõi trong Word. Mở thử trước khi gửi cho người dùng Word để chắc định dạng còn đúng.
Trước khi gửi tệp ra ngoài: xoá dấu vết
Tệp gửi khách hàng, đối tác, cơ quan bên ngoài tuyệt đối không nên còn những câu như "chỗ này nói giảm đi kẻo khách hỏi" trong nhận xét. Làm ba bước:
- Chuyển chế độ xem về Mọi Đánh dấu, duyệt hết thay đổi, rồi Chấp nhận Mọi Thay đổi và Dừng Theo dõi. Xoá mọi nhận xét.
- Vào Tệp, Thông tin (Info), Kiểm tra Sự cố (Check for Issues), Kiểm tra Tài liệu (Inspect Document). Đánh dấu Nhận xét, Bản sửa đổi, Phiên bản và Thuộc tính tài liệu, Thông tin cá nhân. Bấm Kiểm tra, rồi Loại bỏ Tất cả ở những dòng có kết quả.
- Lưu thành tệp mới, hoặc tốt hơn nữa là xuất sang PDF để người nhận không thấy được lịch sử chỉnh sửa. Mở lại tệp vừa lưu, kiểm một lượt ở chế độ Mọi Đánh dấu cho chắc.
Bước Kiểm tra Tài liệu còn tìm ra văn bản ẩn, đầu trang chân trang có thông tin cũ, và tên tác giả gốc trong thuộc tính tệp. Với tài liệu có hệ quả pháp lý như hợp đồng, việc trao đổi bản sửa với bên kia thường có quy trình riêng; bài này chỉ bàn thao tác phần mềm, nội dung cần người có chuyên môn xem.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao mở tệp không thấy chỗ sửa dù người kia nói đã bật theo dõi?
Thường do chế độ xem đang là Đánh dấu Đơn giản hoặc Không Đánh dấu. Vào thẻ Xem lại, đổi sang Mọi Đánh dấu. Nếu vẫn không thấy, có thể người kia đã chấp nhận hết thay đổi trước khi gửi, khi đó dùng So sánh với bản gốc.
Tắt theo dõi thay đổi có làm mất các chỗ đã sửa trước đó không?
Không. Tắt chỉ có nghĩa là từ lúc đó Word không ghi lại thay đổi mới. Các chỗ sửa đã ghi vẫn nằm trong tệp, chờ bạn chấp nhận hoặc từ chối.
Làm sao để màu chữ sửa của mỗi người khác nhau?
Word tự gán màu theo tên người sửa. Muốn chỉnh, bấm biểu tượng mở rộng ở góc nhóm Theo dõi, chọn Tuỳ chọn Theo dõi Nâng cao và đặt màu cho chèn, xoá. Tên người phải khác nhau thì màu mới khác.
In tệp ra giấy có in luôn các nhận xét không?
Có nếu chế độ xem đang hiện đánh dấu. Trong hộp thoại in, mục cài đặt đầu tiên có lựa chọn In Đánh dấu (Print Markup); bỏ chọn nếu chỉ muốn in nội dung, hoặc giữ nếu cần bản giấy để họp duyệt.
Tệp đã chấp nhận hết thay đổi, người khác có khôi phục được bản cũ không?
Từ tệp Word đã chấp nhận và lưu thì không xem lại được thay đổi cũ. Nhưng nếu tệp nằm trên đám mây có lịch sử phiên bản, người có quyền vẫn mở được bản trước. Muốn gửi bản sạch thì gửi tệp mới hoặc PDF.
Nhờ AI tự chấp nhận hay từ chối các thay đổi thay mình được không?
Không nên giao hẳn. Bạn có thể nhờ trợ lý AI trong bộ văn phòng tóm tắt các nhận xét hoặc gợi ý cách trả lời, nhưng quyết định giữ hay bỏ từng chỗ sửa là trách nhiệm của người duyệt, nhất là với con số, tên riêng và điều kiện.