Trên máy tính dùng chung, mỗi người nên có một tài khoản người dùng riêng: mỗi tài khoản có màn hình nền, thư mục tài liệu, trình duyệt và mật khẩu đã lưu riêng, người này không vô tình xoá hay đọc được tệp của người kia. Trên Windows tạo trong Settings, mục Accounts; trên Mac tạo trong System Settings, mục Users & Groups. Cả hai chỉ mất vài phút.
Bài này dành cho máy tính gia đình nhiều người dùng, máy ở quầy cửa hàng do vài nhân viên thay ca, hay máy cũ chuyển lại cho con. Bạn sẽ biết khác nhau giữa tài khoản quản trị và tài khoản chuẩn, tài khoản cục bộ và tài khoản trực tuyến, cách tạo, chuyển và xoá tài khoản mà không mất dữ liệu. Tên mục trong Cài đặt đổi theo phiên bản; khi không khớp, hỏi trợ lý AI kèm phiên bản máy và đối chiếu lại.
Vì sao không nên dùng chung một tài khoản
Nhiều gia đình và cửa hàng dùng một tài khoản cho cả nhà vì tiện: mở máy là vào. Cái giá của sự tiện đó lộ ra dần. Trình duyệt lưu mật khẩu email, tài khoản ngân hàng, mạng xã hội của người dùng trước, người sau mở ra là đăng nhập sẵn. Con cài trò chơi lên màn hình nền của bố, bố xoá nhầm thư mục bài tập của con vì tưởng là tệp rác. Lịch sử tìm kiếm, ảnh tải về, tài liệu công việc trộn lẫn vào nhau.
Tài khoản riêng giải quyết gọn những chuyện đó. Mỗi người đăng nhập bằng mật khẩu hoặc mã PIN của mình, thấy màn hình nền của mình, thư mục Documents, Downloads, Pictures của mình, và trình duyệt chỉ chứa dữ liệu của mình. Ứng dụng cài đặt dùng chung được cho mọi tài khoản trong phần lớn trường hợp, nên không phải cài lại phần mềm cho từng người.
Ở cửa hàng hay văn phòng nhỏ, tài khoản riêng còn giúp biết ai làm gì: tệp do ai tạo, ai đăng nhập lúc nào. Đây không phải để soi nhân viên mà để khi có sự cố, chẳng hạn tệp báo cáo bị xoá, mọi người không phải đoán. Phần sắp xếp thư mục dùng chung của cả phòng ban là chuyện khác, có ở các bài về tệp và lưu trữ; ở đây chỉ bàn về tài khoản trên một máy.
Với máy có trẻ nhỏ, tài khoản riêng cho con là nền tảng để bật các giới hạn phù hợp lứa tuổi. Cả Windows và macOS đều có công cụ quản lý cho gia đình gắn với tài khoản của trẻ, bạn tìm hiểu thêm khi cần, tính năng đổi theo phiên bản.
Các loại tài khoản cần phân biệt
Hai câu hỏi khi tạo tài khoản: tài khoản này có quyền gì trên máy, và nó gắn với dịch vụ trực tuyến hay chỉ nằm trong máy.
| Loại | Nghĩa là | Nên dùng cho |
|---|---|---|
| Quản trị (Administrator, Admin) | Cài, gỡ phần mềm, đổi cài đặt hệ thống, quản lý tài khoản khác | Một hoặc hai người rành máy nhất trong nhà hay cửa hàng |
| Chuẩn (Standard) | Dùng máy bình thường, không cài được phần mềm hay đổi cài đặt quan trọng nếu không có mật khẩu quản trị | Trẻ em, người mới, nhân viên thay ca, người lớn tuổi |
| Tài khoản trực tuyến (Microsoft, Apple) | Đăng nhập bằng email của dịch vụ, đồng bộ một số cài đặt và lưu trữ đám mây | Người muốn đồng bộ giữa nhiều thiết bị |
| Tài khoản cục bộ (local) | Chỉ tồn tại trong máy, đăng nhập bằng tên và mật khẩu đặt tại chỗ | Người không cần đồng bộ, máy ở quầy, trẻ nhỏ |
| Khách (Guest, có trên Mac) | Dùng tạm, dữ liệu bị xoá khi đăng xuất | Người quen mượn máy vài phút |
Lời khuyên phổ biến của người làm kỹ thuật: ngay cả người rành máy cũng nên dùng tài khoản chuẩn cho việc hằng ngày, chỉ nhập mật khẩu quản trị khi máy hỏi lúc cài phần mềm. Phần mềm độc hại lọt vào tài khoản chuẩn khó gây hại sâu cho hệ thống hơn.
Thêm tài khoản trên Windows 11
Bạn cần đang đăng nhập bằng tài khoản quản trị. Đường đi theo Windows 11; Windows 10 tên mục là Family & other users nhưng các bước tương tự.
- Mở Settings, chọn Accounts, rồi Other users (nếu muốn thêm trẻ em vào nhóm gia đình, chọn mục Family).
- Bấm Add account. Windows hỏi email hoặc số điện thoại của người đó để tạo tài khoản Microsoft.
- Nếu người đó có email Microsoft và muốn đồng bộ, nhập email và làm theo hướng dẫn. Nếu muốn tạo tài khoản cục bộ, bấm dòng cho biết bạn không có thông tin đăng nhập của người này, rồi chọn thêm người dùng không có tài khoản Microsoft. Tên các dòng chữ này đổi khá thường xuyên giữa các bản cập nhật.
- Đặt tên người dùng, mật khẩu, và trả lời ba câu hỏi bảo mật để có thể đặt lại mật khẩu khi quên. Chọn câu hỏi mà chỉ người đó biết câu trả lời.
- Mặc định tài khoản mới là tài khoản chuẩn. Muốn đổi, bấm vào tài khoản trong danh sách, chọn Change account type.
- Đăng xuất, đăng nhập thử bằng tài khoản mới. Lần đầu Windows sẽ mất vài phút để dựng màn hình nền.
Sau khi đăng nhập, người dùng có thể đặt mã PIN trong Accounts, Sign-in options để mở máy nhanh hơn gõ mật khẩu. Mã PIN chỉ dùng trên chính máy đó, không gửi đi đâu.
Thêm người dùng trên Mac
Trên Mac, bạn cũng cần quyền quản trị, máy sẽ hỏi mật khẩu khi bạn bắt đầu thay đổi.
- Bấm biểu tượng quả táo, chọn System Settings, rồi Users & Groups.
- Bấm Add User (bản cũ là dấu cộng bên dưới danh sách, cần bấm ổ khoá trước), nhập mật khẩu quản trị của bạn.
- Chọn loại tài khoản: Standard cho người dùng thường, Administrator cho người quản lý máy.
- Nhập họ tên, tên tài khoản và mật khẩu. Có thể thêm gợi ý mật khẩu, nhưng gợi ý đừng lộ thẳng đáp án.
- Nếu muốn có tài khoản khách, bật Guest User trong cùng trang.
- Đăng xuất bằng menu quả táo, Log Out, rồi đăng nhập thử bằng tài khoản mới.
Tài khoản trên Mac có thể gắn với tài khoản Apple để đồng bộ, tuỳ người dùng chọn lúc đăng nhập lần đầu. Với trẻ nhỏ hoặc máy ở quầy, tài khoản không gắn dịch vụ trực tuyến thường gọn hơn.
Thiết lập gợi ý cho ba tình huống hay gặp
Không có một cách chia tài khoản đúng cho mọi nhà. Bảng dưới là gợi ý xuất phát cho ba tình huống phổ biến; bạn điều chỉnh theo số người và mức rành máy của từng người.
| Tình huống | Chia tài khoản | Lưu ý thêm |
|---|---|---|
| Gia đình bố mẹ và con đang đi học | Một tài khoản quản trị cho bố hoặc mẹ, mỗi người còn lại một tài khoản chuẩn, kể cả người lớn | Tài khoản của con có thể gắn với nhóm gia đình để bật giới hạn phù hợp lứa tuổi |
| Cửa hàng có ba nhân viên thay ca | Chủ giữ tài khoản quản trị, mỗi nhân viên một tài khoản chuẩn, tên theo người chứ không theo ca | Phần mềm bán hàng dùng chung nên có tài khoản đăng nhập riêng trong phần mềm nếu hỗ trợ |
| Máy cũ của bố chuyển cho con | Tạo tài khoản mới cho con trước, chuyển dữ liệu cần giữ của bố đi, rồi mới xoá tài khoản cũ | Đăng xuất mọi dịch vụ trực tuyến của bố trên trình duyệt và ứng dụng |
| Máy để người quen mượn tạm | Tài khoản khách trên Mac, hoặc một tài khoản chuẩn tên “Khách” trên Windows | Trên Windows, xoá lịch sử và dữ liệu duyệt web của tài khoản khách sau mỗi lần cho mượn |
Đặt tên tài khoản bằng tên người thật, viết không dấu cho tên đăng nhập để tránh lỗi với một số phần mềm cũ, còn tên hiển thị có thể viết có dấu. Ảnh đại diện khác nhau cho từng tài khoản giúp người lớn tuổi và trẻ nhỏ nhận ra tài khoản của mình ở màn hình đăng nhập mà không cần đọc chữ.
Chuyển người dùng, đổi mật khẩu và quên mật khẩu
Chuyển người dùng không cần tắt máy. Trên Windows, bấm Start, bấm ảnh đại diện ở góc dưới, chọn tài khoản khác. Trên Mac, bật menu chuyển người dùng nhanh trong Control Center để thấy biểu tượng trên thanh menu. Ứng dụng của người trước vẫn chạy ngầm; nếu máy yếu, người trước nên đăng xuất hẳn.
Đổi mật khẩu định kỳ khi có lý do. Không cần đổi mật khẩu mỗi tháng nếu nó đủ dài và không ai biết. Nhưng nên đổi ngay khi nghi có người nhìn thấy, khi nhân viên nghỉ việc, hoặc khi máy từng mang đi sửa ở nơi bạn không chắc chắn.
Quên mật khẩu tài khoản cục bộ. Trên Windows, câu hỏi bảo mật đặt lúc tạo tài khoản giúp đặt lại ở màn hình đăng nhập. Nếu không nhớ, người có tài khoản quản trị khác trên máy có thể đặt lại mật khẩu cho bạn. Đây là lý do nên có hai tài khoản quản trị trên máy gia đình, do hai người khác nhau giữ.
Quên mật khẩu tài khoản trực tuyến. Đặt lại qua trang khôi phục tài khoản của Microsoft hoặc Apple, bằng email hay điện thoại đã đăng ký. Không dùng công cụ “phá mật khẩu” tải trên mạng: vừa rủi ro mã độc, vừa có thể làm hỏng dữ liệu.
Nhờ AI hỏi đúng cách. Khi kẹt, nêu hệ điều hành, loại tài khoản, bạn còn tài khoản quản trị nào khác không, và màn hình đang hiện gì. Không gửi mật khẩu, câu trả lời bảo mật hay mã khôi phục vào chatbot dưới bất kỳ lý do nào.
Xoá tài khoản khi người dùng không còn dùng máy
Nhân viên nghỉ việc, con đi học xa mang máy riêng, máy chuẩn bị chuyển cho người khác: đó là lúc dọn tài khoản. Làm theo thứ tự để không mất thứ cần giữ.
- Hỏi người dùng đó cần giữ tệp gì; sao chép tài liệu, ảnh sang ổ rời hoặc thư mục của người tiếp nhận trước khi xoá.
- Đăng xuất tài khoản đó khỏi các dịch vụ trực tuyến trong trình duyệt nếu còn đăng nhập.
- Trên Windows: Settings, Accounts, Other users, chọn tài khoản, bấm Remove. Windows cảnh báo sẽ xoá toàn bộ dữ liệu của tài khoản, kể cả màn hình nền và tài liệu.
- Trên Mac: Users & Groups, chọn tài khoản, bấm nút xoá; macOS cho chọn giữ thư mục người dùng dưới dạng tệp ảnh đĩa, xoá hẳn, hoặc giữ nguyên.
- Với cửa hàng, đổi luôn mật khẩu của những tài khoản dùng chung mà nhân viên cũ từng biết, như mật khẩu Wi-Fi hay phần mềm bán hàng.
Xoá tài khoản là thao tác không hoàn tác được bằng Ctrl + Z. Kiểm lại hai lần xem đã sao chép đủ dữ liệu cần giữ, mở thử vài tệp ở nơi mới, rồi mới bấm xoá.
Câu hỏi thường gặp
Máy chỉ có một tài khoản quản trị, có rủi ro gì không?
Nếu người giữ tài khoản đó quên mật khẩu hoặc tài khoản bị lỗi, bạn có thể không cài được phần mềm hay đặt lại gì trên máy. Nên tạo thêm một tài khoản quản trị dự phòng với mật khẩu cất ở chỗ an toàn, do một người tin cậy khác giữ.
Tài khoản chuẩn có cài được ứng dụng không?
Khi cài phần mềm, máy sẽ hỏi mật khẩu quản trị. Có mật khẩu thì cài được, không có thì không. Đây là điểm mạnh của tài khoản chuẩn: trẻ em hay nhân viên mới không tự ý cài phần mềm lạ lên máy.
Có bắt buộc dùng tài khoản Microsoft khi cài Windows 11 không?
Quá trình cài đặt Windows 11 bản Home và Pro hiện thường yêu cầu tài khoản Microsoft và mạng, quy định này thay đổi theo từng bản cập nhật. Sau khi cài xong, bạn vẫn có thể thêm tài khoản cục bộ cho người khác như hướng dẫn trong bài.
Hai tài khoản trên cùng máy có thấy tệp của nhau không?
Tài khoản chuẩn mặc định không mở được thư mục cá nhân của người khác. Tài khoản quản trị thì có thể truy cập nếu cố ý. Nếu cần chia sẻ tệp giữa các tài khoản, dùng thư mục Public trên Windows hoặc thư mục Shared trên Mac.
Mã PIN ngắn hơn mật khẩu thì có kém an toàn hơn không?
Mã PIN của Windows Hello chỉ dùng được trên chính máy đó và có giới hạn số lần thử sai, nên người ở xa lấy được PIN cũng không dùng được. Rủi ro chính là người ngồi cạnh nhìn thấy khi bạn gõ. Tránh PIN dễ đoán như ngày sinh hay dãy số liên tiếp.
Máy cửa hàng nhiều nhân viên thay ca nên làm thế nào?
Mỗi nhân viên một tài khoản chuẩn, chủ cửa hàng giữ tài khoản quản trị. Đặt máy tự khoá sau vài phút không dùng. Khi nhân viên nghỉ việc, xoá tài khoản theo các bước trong bài và đổi các mật khẩu dùng chung họ từng biết.