Để scan tài liệu thành PDF, bạn đặt giấy lên mặt kính hoặc khay nạp tự động của máy quét, mở ứng dụng quét trên máy tính (Windows Scan hoặc phần mềm của hãng trên Windows, Image Capture trên Mac), chọn định dạng PDF, độ phân giải khoảng 200–300 dpi rồi bấm Quét. Với tài liệu nhiều trang, khay nạp tự động giúp gộp tất cả vào một tệp PDF trong một lần.
Bài này đi qua từng phần: máy của bạn quét bằng gì, ứng dụng nào dùng được trên Windows và Mac, chọn thông số sao cho chữ rõ mà tệp không quá nặng, gộp trang, làm chữ trong bản quét tìm được, và những điều cần giữ khi quét giấy tờ có thông tin cá nhân. Quét bằng điện thoại có bài riêng trong cùng danh mục.
Máy của bạn quét bằng mặt kính hay khay nạp
Máy in đa năng (in, quét, sao chụp) và máy quét rời đều có ít nhất một trong hai bộ phận quét. Mặt kính (flatbed) là tấm kính dưới nắp đậy, bạn đặt từng tờ úp mặt xuống, căn theo dấu mũi tên ở góc. Mặt kính quét được cả sổ, sách mỏng, thẻ nhỏ, giấy nhàu, nhưng mỗi lần chỉ một trang.
Khay nạp tài liệu tự động (ADF) là khay nằm trên nắp, bạn đặt cả chồng giấy vào, máy tự kéo từng tờ qua. Đây là bộ phận giúp quét hợp đồng mười trang trong một phút. Một số máy có ADF quét hai mặt cùng lúc, số khác chỉ quét một mặt và bạn phải lật chồng giấy quét lần hai. Khay nạp không hợp với giấy nhàu, giấy có ghim, ảnh, thẻ cứng hay giấy quá mỏng; những thứ này đặt lên mặt kính.
Nếu máy in của bạn không có nắp đậy và mặt kính, nhiều khả năng nó chỉ in được, không quét được. Khi đó, quét bằng điện thoại là lựa chọn thực tế hơn mua máy mới cho nhu cầu thỉnh thoảng.
Trước khi quét, bạn lau mặt kính bằng khăn mềm khô. Bụi, vân tay hay vết bút xoá trên kính sẽ in thành vệt dài trên mọi trang quét; với khay nạp, vệt thường nằm dọc cả trang vì giấy chạy qua một dải kính nhỏ ở cạnh.
Quét trên Windows
Windows có nhiều cách quét. Cách gọn nhất là ứng dụng Windows Scan (tải miễn phí trong Microsoft Store) hoặc phần mềm quét đi kèm gói driver đầy đủ của hãng máy in. Trình tự với Windows Scan như sau; phần mềm của hãng có các ô tương tự.
- Kiểm máy quét đã được cài: trong Máy in và máy quét, tên máy in đa năng thường xuất hiện cả ở phần máy quét. Nếu chỉ cài driver cơ bản, có thể máy in được mà không quét được; cài gói đầy đủ của hãng.
- Mở Windows Scan, chọn máy quét ở ô trên cùng.
- Ở ô Nguồn (Source), chọn mặt kính (Flatbed) hoặc khay nạp (Feeder) theo cách bạn đặt giấy.
- Ở ô Loại tệp (File type), chọn PDF. Mở thêm tuỳ chọn để chọn chế độ màu và độ phân giải.
- Bấm Xem trước (Preview) nếu dùng mặt kính, kéo khung chọn vừa tờ giấy để bỏ phần trắng thừa.
- Bấm Quét (Scan). Tệp lưu mặc định trong thư mục Ảnh quét (Scans) trong Ảnh (Pictures); bạn đổi tên tệp ngay cho dễ tìm.
Máy tính đời cũ còn có Windows Fax and Scan, giao diện cũ nhưng vẫn quét được. Ngoài ra, nhiều máy in đa năng có nút quét ngay trên bảng điều khiển, gửi tệp thẳng về máy tính, vào thư mục mạng hay thư điện tử. Cách này tiện nhưng cần cài đặt trước theo hướng dẫn của hãng, và nên hỏi người phụ trách trước khi bật gửi thẳng vào thư điện tử.
Quét trên Mac
Trên Mac, bạn mở ứng dụng Image Capture (Chụp ảnh) có sẵn, tìm bằng Spotlight (Command + Space rồi gõ tên). Máy quét hiện ở cột bên trái. Một cách khác là vào Cài đặt hệ thống, Máy in và máy quét, chọn máy in đa năng rồi tìm nút mở máy quét; cách này mở cùng một giao diện quét.
Bấm nút hiện chi tiết (Show Details) để thấy đủ tuỳ chọn: loại (màu, đen trắng, văn bản), độ phân giải, khổ giấy, nơi lưu và định dạng. Chọn PDF ở ô định dạng. Khi dùng khay nạp, đánh dấu ô gộp thành một tài liệu (Combine into single document) để mọi trang vào cùng một tệp; nếu không, mỗi trang sẽ thành một tệp riêng.
Mac không cần ứng dụng quét của hãng cho phần lớn máy đa năng hỗ trợ chuẩn quét không driver. Nếu Image Capture không thấy máy quét dù in được, bạn thử thêm lại máy in, hoặc cài phần mềm của hãng từ trang hỗ trợ chính thức. Bạn không cài các ứng dụng quét lạ hứa hẹn "hỗ trợ mọi máy", vì phần lớn không cần thiết.
Chọn độ phân giải, màu và định dạng cho từng loại giấy
Độ phân giải đo bằng dpi, số điểm ảnh trên mỗi inch. Càng cao càng nét nhưng tệp càng nặng và quét càng lâu. Bảng dưới là mức gợi ý cho giấy tờ văn phòng, không phải quy chuẩn; nơi nhận hồ sơ có yêu cầu riêng thì theo yêu cầu đó.
| Loại giấy | Chế độ màu | Độ phân giải gợi ý | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Văn bản chữ đen, thư từ, hoá đơn | Thang xám hoặc đen trắng | 200–300 dpi | Đen trắng cho tệp nhẹ nhất nhưng làm mờ dấu, chữ ký nhạt |
| Giấy tờ có con dấu đỏ, chữ ký màu | Màu | 300 dpi | Quét đen trắng dấu đỏ thường thành vết xám, khó đọc |
| Ảnh chụp, tài liệu nhiều hình | Màu | 300 dpi trở lên | Định dạng JPEG cho ảnh riêng lẻ, PDF khi gộp cùng văn bản |
| Bản vẽ, chữ nhỏ, bảng số dày đặc | Thang xám | 300–400 dpi | Xem lại bằng cách phóng to trước khi gửi |
| Biên lai giấy nhiệt đã mờ | Thang xám | 300 dpi | Tăng độ tương phản trong phần mềm quét nếu có |
Mức 600 dpi trở lên hiếm khi cần cho giấy tờ văn phòng; nó làm tệp nặng gấp nhiều lần mà mắt thường không thấy khác. Nếu nơi nhận giới hạn dung lượng, bạn hạ xuống 200 dpi thang xám trước khi tìm cách nén tệp.
Gộp trang, sắp lại thứ tự và giữ tệp nhẹ
Quét nhiều trang bằng mặt kính. Windows Scan với mặt kính thường lưu mỗi lần quét thành một tệp. Phần mềm của hãng hay có nút quét thêm trang (Add page, Scan more) trước khi lưu. Trên Mac, Image Capture với mặt kính có thể không gộp; bạn lưu từng trang rồi gộp bằng ứng dụng Xem trước (Preview).
Gộp và sắp lại sau khi quét. Trên Mac, mở PDF đầu tiên bằng Xem trước, bật thanh hình thu nhỏ, kéo các tệp khác vào để gộp và kéo thả để đổi thứ tự. Trên Windows, phần mềm đọc PDF phổ biến hoặc công cụ PDF trực tuyến có chức năng gộp; với giấy tờ cá nhân, bạn ưu tiên công cụ chạy trên máy, không tải lên trang lạ. Thao tác chi tiết với PDF có trong danh mục trình duyệt và PDF của trang.
Đặt tên tệp ngay khi quét. Tên mặc định kiểu ngày giờ khó tìm lại. Bạn đặt tên nói rõ nội dung và ngày, không dấu, ví dụ hop-dong-thue-kho-2026-10, để khi gửi đi người nhận cũng biết đó là gì.
Tệp quá nặng. Nguyên nhân thường là quét màu ở độ phân giải cao cho văn bản chữ đen. Quét lại bằng thang xám 200 dpi thường giảm dung lượng nhiều hơn mọi công cụ nén. Chức năng xuất PDF giảm kích thước trong ứng dụng Xem trước của Mac làm chữ hơi mờ; bạn mở ra đọc lại trước khi gửi.
Quét sổ, sách dày và giấy lớn hơn mặt kính
Sổ sách đóng gáy không nằm phẳng trên mặt kính, phần giữa gần gáy bị cong, chữ tối và méo. Bạn mở sổ ra, úp trang cần quét xuống kính, ấn nhẹ phần gáy bằng lòng bàn tay chứ không đè cả nắp xuống ép gãy gáy. Một số phần mềm có chế độ làm phẳng gáy sách; nếu không có, quét ở thang xám rồi tăng độ tương phản sẽ đỡ hơn. Sổ quá dày thì để nắp mở, phủ một tấm vải tối màu lên trên để bớt ánh sáng lọt vào.
Giấy lớn hơn mặt kính, ví dụ bản vẽ A3 trên máy chỉ quét A4, có thể quét làm hai nửa rồi ghép lại. Cách ghép đẹp đòi hỏi phần mềm chỉnh ảnh, và chỗ nối khó khớp hoàn toàn. Nếu đây là giấy cần nộp chính thức, bạn mang ra tiệm photo có máy khổ lớn, nhanh và rõ hơn nhiều.
Ảnh chụp cũ hay giấy tờ gia đình quý không nên cho chạy qua khay nạp. Đặt từng tấm lên mặt kính, quét màu ở độ phân giải cao hơn văn bản, lưu dạng ảnh. Bản quét dùng để lưu trữ lâu dài nên giữ hai nơi: trong máy và trên ổ rời hoặc dịch vụ lưu trữ bạn tin tưởng.
Làm chữ trong bản quét tìm được, nhờ AI đọc và giữ an toàn giấy tờ
Bản quét thông thường chỉ là ảnh chụp trang giấy: bạn đọc được nhưng máy tính không tìm được chữ, không chép ra được. Nhận dạng ký tự quang học (OCR) biến ảnh đó thành chữ thật. Một số phần mềm quét của hãng có ô tạo PDF tìm kiếm được (searchable PDF); nhiều phần mềm đọc PDF và dịch vụ lưu trữ đám mây cũng có OCR. Chất lượng với tiếng Việt có dấu khác nhau tuỳ công cụ, bạn kiểm vài đoạn có nhiều dấu như "ưởng", "ữ".
Trợ lý AI đọc được ảnh và PDF quét, hữu ích khi bạn cần tóm tắt một văn bản dài hoặc chép bảng số ra bảng tính. Câu lệnh mẫu: "Tệp đính kèm là bản quét ba trang một biên bản giao nhận hàng, tên công ty và tên người đã được che. Chép lại bảng ở trang 2 thành bảng có các cột: tên hàng, đơn vị, số lượng. Chỗ nào không đọc rõ thì ghi [không rõ], không tự đoán." Sau đó bạn so từng dòng với bản giấy, vì AI vẫn đọc nhầm số 1 với 7, 3 với 8 trên bản quét mờ.
Giấy tờ quét thường là loại nhạy cảm nhất trong văn phòng: căn cước, hợp đồng, sổ hộ khẩu cũ, phiếu lương, hồ sơ sức khoẻ. Trước khi đưa bản quét vào bất kỳ chatbot nào, bạn che số giấy tờ, ngày sinh, địa chỉ, chữ ký, hoặc tốt nhất là chỉ gửi đúng trang và đúng vùng cần hỏi. Với tài liệu công ty, làm theo quy định nội bộ về dùng AI. Thư mục chứa bản quét giấy tờ tuỳ thân không nên đồng bộ công khai hay chia sẻ bằng liên kết ai có cũng mở được.
Câu hỏi thường gặp
Máy in đa năng in được nhưng không quét được là vì sao?
Thường do máy tính chỉ cài driver in cơ bản, thiếu phần quét. Bạn cài gói driver đầy đủ của hãng từ trang hỗ trợ chính thức, hoặc trên Mac thêm lại máy in để nhận cả phần quét. Máy in qua mạng còn cần cùng mạng với máy tính.
Nên chọn PDF hay JPEG khi quét?
Giấy tờ văn bản, nhiều trang, cần gửi hồ sơ thì chọn PDF, gộp được nhiều trang trong một tệp. Ảnh rời, cần chỉnh sửa hay đăng lên đâu đó thì chọn JPEG. Nơi nhận yêu cầu định dạng nào thì theo đó.
Quét hai mặt giấy bằng khay nạp một mặt thế nào?
Quét mặt trước cả chồng, lật chồng giấy quét mặt sau, rồi xen kẽ trang. Một số phần mềm của hãng có chế độ ghép tự động; nếu không, bạn gộp và sắp lại bằng ứng dụng PDF. Kiểm lại thứ tự trước khi gửi.
Bản quét bị nghiêng, có viền đen thì sửa sao?
Đặt giấy sát góc có mũi tên trên mặt kính, đóng nắp nhẹ tay. Phần mềm quét thường có tuỳ chọn tự chỉnh nghiêng và tự cắt viền. Nếu đã quét xong, bạn dùng công cụ xoay và cắt trong ứng dụng xem ảnh hoặc PDF.
Quét căn cước để nộp hồ sơ cần lưu ý gì?
Quét màu, đủ hai mặt, rõ chữ. Chỉ gửi cho đúng nơi yêu cầu, qua kênh chính thức. Lưu bản quét trong thư mục riêng, không để trên máy dùng chung, và xoá bản thừa sau khi xong việc. Không đưa bản quét chưa che vào chatbot.
Có cần mua máy quét riêng nếu đã có máy in đa năng?
Phần lớn văn phòng nhỏ không cần. Máy quét rời chỉ đáng cân nhắc khi phải quét nhiều trăm trang mỗi ngày, quét hai mặt nhanh, hoặc quét ảnh chất lượng cao. Nhu cầu thỉnh thoảng thì máy đa năng hoặc điện thoại là đủ.