Chế độ người trình bày (Presenter View) cho laptop của bạn hiện slide đang chiếu, slide kế tiếp, ghi chú lời nói và đồng hồ, trong khi màn chiếu chỉ hiện đúng slide cho khán giả. Bạn không phải học thuộc lòng, cũng không phải quay lưng đọc màn chiếu. Điều kiện duy nhất là máy đang nối với màn hình thứ hai ở chế độ mở rộng, và bạn đã viết ghi chú vào đúng chỗ.
Hướng dẫn theo PowerPoint trong Microsoft 365 trên Windows, có ghi chú cho macOS và Google Slides. Phím tắt ghi theo Windows; trên macOS nhiều phím chữ giống nhau nhưng tổ hợp có Ctrl thường đổi thành Command, bạn kiểm trong menu Slide Show trên máy mình.
Presenter View cho bạn thấy những gì
Khi bật, màn hình laptop chia làm mấy vùng. Vùng lớn bên trái là slide khán giả đang thấy. Góc phải phía trên là slide kế tiếp, để bạn biết trước sẽ nói gì và chuẩn bị câu chuyển ý. Phía dưới bên phải là khung ghi chú, phần chữ bạn viết sẵn cho chính mình. Trên cùng có đồng hồ đếm thời gian từ lúc bắt đầu, nút tạm dừng và đặt lại, cùng giờ hiện tại.
Dưới slide hiện tại có một dãy công cụ nhỏ: bút để vẽ lên slide, kính lúp để phóng to một vùng, nút xem tất cả slide để nhảy tới trang bất kỳ, nút làm đen màn chiếu, nút bật phụ đề ở các bản có hỗ trợ. Những công cụ này chỉ hiện trên màn hình của bạn, khán giả chỉ thấy kết quả, ví dụ vùng được phóng to.
Presenter View cần hai màn hình hoạt động ở chế độ mở rộng (Extend): laptop là một màn, máy chiếu hay tivi là màn thứ hai. Nếu đang để chế độ nhân bản (Duplicate), hai màn hiện giống hệt nhau và khán giả sẽ thấy cả ghi chú của bạn. Cách chuyển chế độ hiển thị nằm ở bài về trình chiếu qua máy chiếu trong cùng danh mục; ở đây chỉ cần nhớ phím Windows+P trên Windows.
Viết ghi chú đúng chỗ và đủ dùng
Ghi chú nằm trong khung Notes bên dưới mỗi slide. Viết sao cho liếc một giây là nhớ ra mình định nói gì.
- Mở khung ghi chú: bấm nút Notes ở thanh trạng thái phía dưới cửa sổ PowerPoint, hoặc vào thẻ View → Notes. Kéo đường viền phía trên khung lên để khung rộng hơn.
- Viết dạng gạch đầu dòng ngắn, mỗi dòng một ý: con số cần đọc đúng, tên người cần nhắc, câu chuyển sang trang sau. Không viết nguyên bài văn, vì khi đứng nói bạn không có thời gian đọc đoạn dài.
- Đánh dấu chỗ cần dừng hỏi khán giả hay chờ hiệu ứng, ví dụ ghi "(bấm) hiện cột tháng 9".
- Muốn xem toàn bộ ghi chú dạng trang in, vào View → Notes Page (Trang ghi chú). In bản này làm phương án dự phòng nếu máy có sự cố.
- Khi đang trình chiếu, ghi chú nhỏ quá thì bấm nút phóng to chữ ở góc dưới khung ghi chú trong Presenter View; thay đổi này chỉ ảnh hưởng màn hình của bạn.
Ghi chú cũng là nơi giữ những câu bị cắt khỏi slide khi bạn rút gọn chữ. Nhờ vậy slide gọn mà bạn không mất ý.
Bật Presenter View và đổi màn hình khi bị ngược
PowerPoint thường tự bật Presenter View khi phát hiện màn hình thứ hai. Nếu không, bạn bật tay như sau.
- Vào thẻ Slide Show (Trình chiếu), trong nhóm Monitors đánh dấu Use Presenter View (Dùng dạng xem Diễn giả).
- Ở ô Monitor bên cạnh, chọn màn hình sẽ hiện slide cho khán giả (máy chiếu hay tivi), hoặc để Automatic.
- Bấm F5 để chiếu từ đầu, Shift+F5 để chiếu từ slide đang chọn.
- Nếu ghi chú lại hiện lên máy chiếu còn laptop hiện slide, bấm Display Settings ở thanh trên cùng của Presenter View → Swap Presenter View and Slide Show (Hoán đổi).
- Muốn tập Presenter View khi chỉ có một màn hình laptop, trên Windows bấm Alt+F5: Presenter View hiện ra trên laptop để bạn làm quen bố cục và thử ghi chú.
- Trên macOS, vào menu Slide Show → Presenter View; cách đổi màn hình nằm ở nút Swap Displays phía trên cửa sổ.
Kiểm lại trên đúng máy và đúng màn chiếu trước giờ trình bày: có máy công ty cài đặt hiển thị khác, phải chỉnh một lần mới chạy đúng.
Phím tắt hay dùng khi đang trình chiếu
Các phím dưới đây dùng được cả trong Presenter View lẫn chiếu thường trên Windows. Bấm F1 khi đang chiếu để xem danh sách đầy đủ trên máy bạn.
| Muốn làm gì | Phím | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sang slide hoặc hiệu ứng kế tiếp | N, Enter, phím cách hoặc mũi tên phải | Bút trình chiếu cũng gửi lệnh tương tự |
| Quay lại | P, Backspace hoặc mũi tên trái | Lùi từng hiệu ứng nếu trang có hiệu ứng |
| Nhảy tới slide số mấy | Gõ số rồi Enter | Ví dụ gõ 12 rồi Enter để tới slide 12 |
| Làm đen màn chiếu | B hoặc dấu chấm | Bấm lại để hiện slide; hợp khi muốn mọi người nhìn bạn |
| Làm trắng màn chiếu | W hoặc dấu phẩy | Ít dùng hơn màn đen vì chói |
| Bật con trỏ laser | Ctrl+L | Bấm Esc để tắt |
| Bút vẽ lên slide, xoá nét vẽ | Ctrl+P để vẽ, E để xoá | Khi kết thúc, PowerPoint hỏi có giữ nét vẽ không |
| Kết thúc trình chiếu | Esc | Quay về màn hình soạn thảo |
Phím tắt có thể khác chút ít giữa các bản và giữa Windows với macOS. Thử từng phím trong buổi tập dượt, đừng chờ tới lúc đứng trước phòng họp mới bấm lần đầu.
Những công cụ cứu nguy khi đang trình bày
Xem tất cả slide để nhảy nhanh. Có người hỏi lại một trang ở giữa bài, bạn không cần bấm lùi từng trang trước mặt cả phòng. Trong Presenter View bấm nút See All Slides (biểu tượng nhiều ô vuông), chọn trang cần tới; khán giả chỉ thấy trang đích hiện ra.
Phóng to một vùng. Bảng số hay ảnh chụp màn hình có chi tiết nhỏ, bấm biểu tượng kính lúp rồi chọn vùng cần phóng. Bấm lại biểu tượng kính lúp để thu về; tránh bấm Esc vì phím này có thể thoát luôn chế độ trình chiếu. Công cụ này đỡ phải làm thêm trang phóng to riêng.
Làm đen màn khi thảo luận. Khi chuyển sang trao đổi tự do, bấm B để màn chiếu tối. Mọi người nhìn nhau thay vì nhìn slide, và bạn có thời gian chuẩn bị trang tiếp theo.
Quên ý giữa chừng. Liếc khung ghi chú, đọc câu chuyển ý đã viết sẵn. Nếu vẫn chưa nhớ, nói thật là cần xem lại một chút; im lặng hai ba giây trên sân khấu dài với bạn hơn nhiều so với cảm nhận của khán giả.
Máy treo giữa bài. Đây là lúc bản PDF dự phòng và bản in trang ghi chú phát huy tác dụng. Mở PDF trên máy khác hoặc nói tiếp theo bản in trong lúc người phụ trách khởi động lại máy.
Ghi lại câu hỏi. Bút vẽ (Ctrl+P) cho phép ghi nhanh một chữ lên slide để nhớ câu hỏi cần trả lời cuối buổi. Khi kết thúc, chọn không giữ nét vẽ nếu không muốn chúng lưu vào tệp.
Presenter View trên Google Slides
Google Slides cũng có chế độ người trình bày. Bấm mũi tên nhỏ cạnh nút Slideshow ở góc trên bên phải, chọn Presenter view (Chế độ xem của người trình bày). Trình duyệt mở thêm một cửa sổ nhỏ chứa ghi chú, slide trước và sau, đồng hồ; cửa sổ trình chiếu toàn màn hình thì nằm ở thẻ chính.
Khác với PowerPoint, Google Slides không tự xếp hai cửa sổ vào hai màn hình. Bạn kéo cửa sổ trình chiếu sang màn chiếu và cho nó toàn màn hình, còn cửa sổ người trình bày giữ trên laptop. Trình duyệt có thể chặn cửa sổ bật lên, khi đó bấm cho phép ở thanh địa chỉ. Trong cửa sổ người trình bày còn có thẻ công cụ cho khán giả đặt câu hỏi, tuỳ bản và tuỳ tài khoản.
Ghi chú trong Google Slides viết ở khung bên dưới slide, bật bằng menu View → Show speaker notes. Vì Google Slides chạy trên trình duyệt, hãy kiểm mạng của phòng họp trước; nếu mạng yếu, tải bài về dạng pptx hoặc PDF trên máy để dự phòng, hoặc bật chế độ ngoại tuyến của Google Drive từ trước.
Nhờ AI soạn ghi chú lời nói, rồi tự tập lại
Chatbot giúp được nhiều ở phần ghi chú vì đó là việc biến các ý trên slide thành lời nói. Vài cách dùng có kiểm soát:
- Câu lệnh mẫu: "Đây là chữ trên một slide báo cáo nội bộ. Viết ghi chú cho người trình bày dạng bốn gạch đầu dòng ngắn để nói trong khoảng một phút, giọng thân thiện, có một câu chuyển sang slide tiếp theo về kế hoạch tháng sau:" rồi dán chữ của slide.
- Che tên khách, tên đồng nghiệp và số liệu chưa công bố trước khi dán, làm theo quy định công cụ AI của nơi làm việc.
- Đọc lại ghi chú, sửa thành cách nói của mình. Câu chữ của AI thường trơn nhưng không giống giọng bạn, đọc lên dễ thành học thuộc.
- Tập dượt có bấm giờ: thẻ Slide Show → Rehearse Timings (Diễn tập Thời gian) chạy bài và ghi thời gian bạn dừng ở mỗi trang. Khi kết thúc, PowerPoint hỏi có lưu thời gian không; chọn không nếu bạn vẫn muốn tự bấm sang trang khi trình bày.
- Một số bản Microsoft 365 có trợ lý luyện nói nhận xét tốc độ, từ đệm; tính năng và tên gọi thay đổi, bạn kiểm trong thẻ Slide Show của máy mình.
Phần kiểm cuối cùng là đọc to cả bài với ghi chú trên chính laptop sẽ dùng, đúng chế độ người trình bày. Chỗ nào bạn phải nheo mắt đọc ghi chú, chỗ đó cần rút ngắn hoặc phóng chữ to hơn.
Nếu có người đi cùng, nhờ họ ngồi ở cuối phòng trong lượt tập cuối và bấm giờ giúp. Họ sẽ nói cho bạn biết trang nào nói quá nhanh, trang nào đứng quá lâu, điều mà đồng hồ trong Presenter View không cho biết được.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ có một màn hình laptop thì dùng Presenter View được không?
Không dùng để trình chiếu được, vì khán giả và bạn nhìn cùng một màn. Nhưng bạn có thể bấm Alt+F5 trên Windows để tập với bố cục Presenter View. Khi trình bày thật, bạn cần nối thêm máy chiếu, tivi hoặc màn hình rời ở chế độ mở rộng.
Khán giả có thấy ghi chú của mình không?
Không, nếu hai màn hình đang ở chế độ mở rộng và màn chiếu được gán đúng cho khán giả. Nếu đang ở chế độ nhân bản, mọi thứ trên laptop đều hiện trên màn chiếu, kể cả ghi chú. Kiểm bằng cách nhìn màn chiếu khi đã bấm F5.
Gửi tệp cho người khác thì họ có đọc được ghi chú không?
Có. Ghi chú nằm trong tệp pptx, ai mở tệp cũng xem được. Nếu ghi chú có nhận xét riêng hay thông tin nội bộ, xoá trước khi gửi, hoặc xuất PDF chỉ gồm slide. Trên Windows có công cụ Inspect Document trong File → Info để xoá hết ghi chú một lần.
Đồng hồ trong Presenter View có tính giờ sẵn không?
Đồng hồ bắt đầu đếm khi bạn vào chế độ trình chiếu. Bạn có thể tạm dừng hoặc đặt lại bằng hai nút cạnh đồng hồ. Nó không tự báo khi hết giờ, nên tự ghi mốc thời gian vào ghi chú của các trang giữa bài để biết mình đang nhanh hay chậm.
Có nên đọc nguyên văn ghi chú khi trình bày không?
Không nên. Đọc nguyên văn làm giọng đều đều và bạn ít nhìn khán giả. Ghi chú chỉ là điểm tựa: con số, tên riêng, câu chuyển ý. Tập vài lượt để chỉ cần liếc là nhớ, phần còn lại nói bằng lời của mình.
Bút trình chiếu cầm tay có cần cài gì không?
Phần lớn bút trình chiếu cắm đầu thu vào cổng USB là chạy, vì máy nhận nó như bàn phím gửi phím sang trang. Một số loại có tính năng laser số hay phóng to cần phần mềm riêng của hãng. Thử bút trên đúng máy trước giờ trình bày.